Chia sẻ ảnh tiệc công ty: gom ảnh cả đội vào một album

Sau tiệc công ty, sự kiện nội bộ hay buổi tiệc cuối năm, ảnh nằm rải rác trên hàng chục điện thoại và nhóm chat. Người ở bộ phận nhân sự hoặc nhóm tổ chức sự kiện cuối cùng phải đi xin từng người. Hướng dẫn này chỉ cách gom ảnh tiệc công ty vào một album bằng mã QR, cách kiểm soát những gì đồng nghiệp nhìn thấy và cách chia sẻ những tấm đẹp nhất sau đó.

Vì sao khó gom ảnh sự kiện công ty

• Đồng nghiệp dùng nhiều app và nhóm chat khác nhau. Ảnh nằm trong kênh của nhóm, chat riêng và đám mây cá nhân.
• Chất lượng bị giảm. Ứng dụng nhắn tin nén ảnh và video.
• Quyền riêng tư rất quan trọng. Không phải ảnh nào cũng nên để mọi người xem, nhất là sau vài ly.
• Không ai phụ trách. Ảnh của sự kiện là của mọi người nhưng không phải việc của ai.

Album chung giúp sự kiện có một nơi duy nhất cho mọi thứ và một người phụ trách rõ ràng.

Album sự kiện công ty tốt cần gì

1. Ai cũng tải lên dễ dàng. Không cần app hay tài khoản, nên cả giám đốc cũng làm được trong mười giây.
2. Chủ album kiểm soát. Ban tổ chức có thể duyệt, ẩn hoặc chỉ giữ cho bạn bè trước khi mọi người nhìn thấy.
3. Chất lượng cao. Ảnh và video không nên bị nén quá mức cần thiết.
4. Xuất dữ liệu. Một lần tải về mọi thứ cho mạng nội bộ, bản tin hoặc video tổng kết năm.
5. Khách không mất phí. Đồng nghiệp không phải trả bất cứ khoản nào.

Cách làm với mã QR

1. Tạo album sự kiện với tên sự kiện và lời chào ngắn.
2. In mã QR trên bảng, thẻ để bàn hoặc chương trình. Bạn cũng có thể chiếu lên màn hình giữa các bài phát biểu.
3. Thông báo cho mọi người trong thư mời và một thông báo ngắn.
4. Đồng nghiệp quét và tải lên từ trình duyệt điện thoại trong và sau sự kiện.
5. Bạn duyệt và chia sẻ: ẩn những gì không phù hợp, rồi tải toàn bộ về dưới dạng một tệp ZIP vào cuối.

Giữ quyền kiểm soát: giữ ảnh của khách

Với sự kiện công ty, tùy chọn Giữ ảnh của khách rất hữu ích. Khi bật, mọi ảnh tải lên đều chờ chủ album duyệt và đến lúc đó không ai khác nhìn thấy. Sau đó bạn có thể hiển thị ảnh cho mọi người, chỉ giữ cho bạn bè hoặc ẩn hoàn toàn. Khách chỉ xóa được ảnh do chính mình tải lên và không thể chỉnh sửa album. Nhờ vậy ban tổ chức bình tĩnh đăng những ảnh phù hợp với văn hóa công ty.

Ảnh ở nơi làm việc: hãy tế nhị

• Báo trước cho đồng nghiệp rằng ảnh sẽ được gom và sẽ dùng ở đâu.
• Cho phép mọi người đề nghị gỡ ảnh. Chủ album có thể ẩn bất kỳ ảnh nào.
• Không đăng ảnh ra bên ngoài, chẳng hạn trên website công ty hay mạng xã hội, nếu chưa có sự đồng ý rõ ràng.
• Kiểm tra quy định địa phương và chính sách công ty về ảnh của nhân viên.

Đây là thông lệ tốt nói chung, không phải tư vấn pháp lý.

Những sự kiện phù hợp

• Tiệc cuối năm hoặc year end party: kiểu kinh điển. Một mã QR trên mỗi bàn sẽ khởi động dòng ảnh.
• Ngày team building hoặc offsite: đồng nghiệp tải lên từ nhiều nơi trong ngày.
• Hội nghị hoặc hội thảo: một album cho mọi phiên và buổi tối kết nối.
• Ra mắt sản phẩm hoặc ngày hội mở cửa: khách và nhân viên tải lên, bộ phận marketing tải ZIP về và chọn những tấm đẹp nhất.
• Kỷ niệm thành lập hoặc tiệc chia tay: album lưu niệm cho đội và người ra đi.

Gom nhiều hơn ảnh

• Video chúc mừng từ đồng nghiệp cho tiệc chia tay hoặc dịp kỷ niệm.
• Các chương như “Bữa tối”, “Trao giải”, “Karaoke”.
• Ghi chú giọng nói của ban tổ chức bên cạnh ảnh.
• Danh sách khách kèm số lượng cho biết mỗi người đã tải lên bao nhiêu ảnh; khách không đăng nhập hiển thị ẩn danh.

Album mang lại gì

• Ảnh lưu đến 4K (3840 px cạnh dài), video tối đa 50 MB mỗi tệp
• Tải toàn bộ bằng ZIP, sắp xếp theo chương, kèm một tệp văn bản chứa chú thích
• Lưu trữ 6 tháng kể từ lần tải lên đầu tiên, có thể gia hạn
• Tải lên luôn mở: không có thời hạn tải lên đóng lại sau một ngày
• Mã QR và bảng in sẵn ngay sau khi bạn tạo album

Giá

Album sự kiện chỉ trả một lần: Small $39,99 (khuyến nghị đến khoảng 100 khách, 100 GB), Medium $69,99 (đến khoảng 250, 200 GB) và Large $129,99 (đến khoảng 500, 400 GB). Khách không phải trả phí. Các lựa chọn khác có trong hướng dẫn chia sẻ ảnh nhóm.

Điều cần biết

Albums.ink là một trang web nên không có ứng dụng di động. Không có tường ảnh trực tiếp cho màn hình tại địa điểm, không có dịch vụ in, không có AI hay nhận diện khuôn mặt. Địa điểm cần có internet; nếu không có sóng, khách có thể quét mã và tải lên sau.

Sau sự kiện

• Chia sẻ những ảnh đẹp nhất với đội, ví dụ trong bản tin, dưới dạng tệp ZIP đã tải.
• Làm một bản trình chiếu ngắn cho cuộc họp tới.
• Giữ tệp ZIP làm bản sao bên ngoài Albums.ink.
• Về trang trí tiệc và photo booth, xem ý tưởng photo booth cho tiệc Giáng sinh.

Lỗi thường gặp

• Quên thông báo về mã QR.
• Để mọi ảnh hiển thị mà không duyệt.
• Đăng ảnh ra ngoài khi chưa có sự đồng ý.
• Chờ vài tuần mới đi gom ảnh.